Compliance. Código de conducta en PYMES

Código de conducta en PYMES

Hacen falta muchos años para crear una reputación positiva, sin embargo, en solo unos pocos minutos se puede perder todo.  Compliance ha llegado a las PYMES.

Los stakeholders han desarrollado una enorme sensibilidad para asegurar que se cumplen las normas vigentes para la responsabilidad social corporativa (o Código de Conducta). El cumplimiento de dichas normas, no es solo obligatorio para las grandes empresas que cotizan en bolsa, sino que toma una relevancia cada vez mayor en las empresas medianas.

Esto ocurre, desde el momento en que las empresas exploran con mayor profundidad su responsabilidad social y el impacto de las acciones que tienen en los diferentes grupos de interés con quienes se vinculan. Pueden ser, empleados, accionistas, entes de financiamiento o bien la comunidad en general.

Un código de conducta, tal como lo indica la Organización Internacional de Empleadores (OIE), es una declaración expresa de las políticas, los valores o los principios en que se inspira el comportamiento de una empresa en lo que atañe al desarrollo de sus recursos humanos, a su gestión medioambiental y a su interacción con los consumidores, los clientes, los gobiernos y las comunidades en las que desarrolla su actividad”

Según lo anterior, los códigos de conducta no solo son un listado de comportamientos aceptables o no aceptables para la empresa, sino unas pautas de conducta íntimamente relacionadas con su marco estratégico y los valores que plantean a todo gerente; básicamente, el reto de alinear constantemente conducta y estrategía. Las declaraciones de conducta pueden realizarse en alianza con terceros: adscribiéndose al código de otro, como ocurre con los miembros de la Cámara de Industrias que se acogen a su código de ética, o bien, realizando procesos de elaboración de manera interna que reflejan de forma fiel la filosofía de la empresa.

En este artículo detallaremos los beneficios de los códigos de conducta y su estructura.

  1. Beneficios de los códigos de conducta:

Los códigos de conducta aportan beneficios concretos a las organizaciones, tales como:

  • Comunicar claramente los comportamientos positivos esperados en la organización de acuerdo con los valores, marco estratégico y leyes bajo las cuales esta se desenvuelve.
  • Señalar comportamientos negativos contrarios a los valores establecidos que dificultan el alcance de la misión o visión, y que no cumplen con los requisitos legales.
  • Contribuyen a aclarar metas, procedimientos y líneas de acción en la empresa brindando un marco de referencia que facilitará la toma de decisiones.
  • Impactan positivamente el ambiente de la organización; al trazar líneas de relación caracterizadas por el respeto, la tolerancia y el compañerismo.
  • Presentan directrices sobre la relación esperada con cada uno de los grupos de interés, propiciando la mejora continua en la organización.
  • Son un excelente instrumento para la inducción del nuevo personal y su incorporación a la empresa.
  • Facilitan la comunicación con proveedores, clientes y otros grupos de interés, respecto a la forma en que la empresa trabaja.
  • Un código de conducta puede favorecer la imagen de la empresa ante sus clientes, al existir una declaración pública de su marco de acción.
  1. ¿Qué contiene?

La estructura de un código de conducta es variable, ya que corresponde a la realidad de cada empresa y al sector al que pertenece; no obstante, de forma generalizada se exponen unas secciones referentes a las normas de conducta según dimensión o grupos de interés y los procedimientos específicos a seguir.

  • Antecedentes, introducción o declaración.

En esta sección, se detalla el por qué la empresa decide acogerse a un código de conducta y qué se entiende por este anotando definiciones teóricas. Se hace referencia a la misión, la visión y los valores de la empresa, poniendo en manifiesto que las pautas de comportamiento incluidas en dicho documento están alineadas con el marco estratégico de la organización.

Algunas empresas, hacen referencia al proceso que da origen al código como una forma de reconocer los aportes de todas las áreas de la organización dando lugar a su vez, del reconocimiento de que este es una construcción conjunta.

Una vez claro el marco que da base al código y a su existencia en la empresa, se realiza la exposición de las pautas de conducta por categorías:

  • Normas de conducta según las dimensiones o con base en la relación con los grupos de interés.

Si la empresa decide exponer las normas de conducta por dimensión, se hará una división temática teniendo en cuenta las pautas de comportamiento con respecto a los distintos temas a tratar como: el manejo de información, hostigamiento sexual y ambiente.

Algunos ejemplos:

  • Manejo de información:

En esta sección englobaremos elementos relacionados con la confidencialidad, manejo de documentación interna y datos suministrados por los clientes, entre otros.

  • Ambiente:

Definiremos cuál es el compromiso de la empresa respecto a la gestión ambiental y protección de recursos naturales.

  • Hostigamiento sexual:

Podrán incluirse ejemplos de comportamientos aceptables y no aceptables en las relaciones de trabajo.

En caso de que se decida presentar las normas por grupos de interés, se detallarán las pautas en la relación con cada grupo. En este tipo de estructuración, algunas directrices podrían repetirse en las diferentes secciones. Para fines ilustrativos, a continuación se presentan guías para la definición de normas de conducta.

Accionistas:

Habrá que indicar la conducta que se espera de los accionistas en su relación con la organización interna de la empresa y con la sociedad, o manifestar su respaldo al cumplimiento de leyes y comportamiento ético de la empresa.

Otro punto importante, será expresar de forma precisa la posición de la empresa con respecto a los sobornos, la corrupción y las situaciones no éticas. Para describir los conflictos de interés que puedan darse en la interacción con diferentes actores de la sociedad.

  • Junta Directiva:

Deberá citar las políticas con respecto a la comunicación interna y externa: procedimientos de control, seguimiento y  auditorias.

La no discriminación interna por razones culturales, políticas, religiosas y de género, tanto para la contratación de personal, como para oportunidades de desarrollo, relación con proveedores o el abastecimiento a clientes.

  • Los colaboradores:

Esto se refiere a la conducta esperada en el manejo de relaciones de supervisión, relación entre compañeros, el cumplimiento de procedimientos, la búsqueda de la excelencia y el desarrollo personal entre otros.

  • Los clientes y proveedores:

Aquí se presentan las políticas de comunicación con clientes y proveedores para recibir retroalimentación, identificación de necesidades de mejora y fortalezas de la empresa.

Señalaremos la forma en que se establecen las alianzas con otras organizaciones en un marco ético, explicando todo lo relacionado a los derechos de autor y la confidencialidad en relación con clientes y proveedores.

Por último, se expondrá también su posición ante prácticas no éticas en el mercado (“domping”).

  • Entes financieros:

Reflejaremos la conducta esperada de su empresa con respecto al pago de deudas, la transparencia y honestidad en la presentación de informes financieros.

  • El ambiente y la salud:

Exponer la conducta de su empresa para proteger el ambiente y la salud de los trabajadores, los clientes y la comunidad.

  • La comunidad:

Indicaremos  la política de la empresa respecto a las acciones de proyección a la comunidad, la forma que considerará apropiada para seleccionar a los beneficiarios y algunas pautas de acción.