Procedimiento de compliance y su importancia en PYMES

Procedimiento de compliance y su importancia en PYMES

En el artículo anterior mencionábamos la importancia del código de conducta, que como sabemos, no solo interfiere en las grandes empresas sino que también debemos tenerlo en cuenta en las PYMES.

Tras hablar de su significado, beneficios y estructura; desarrollaremos esta vez la importancia que tiene la compliance para PYMES y sus procedimientos específicos.

  1. Procedimientos específicos

En este apartado, se incluyen procedimientos relacionados con la manera en que se hace válido el código, cuál es el procedimiento para realizar cambios y las acciones a seguir cuando la pautas establecidas son violentadas por alguno de los implicados.

La elaboración del código de conducta

  1. ETAPA: El ajuste

Es importante que el código cuente con el apoyo de las figuras de poder dentro de la empresa, converse con los accionistas, con los miembros de la Junta Directiva y sus gerentes sobre la importancia de disponer de un código para conseguir su compromiso durante el proceso.

El código debe estar alineado con el marco estratégico de la empresa, así que habrá que revisar la misión, visión y objetivos estratégicos. Deberá asegurarse de que estos manifiestan la responsabilidad social de la empresa.

Hará falta identificar los requisitos legales que su negocio debe cumplir, revisar los valores organizacionales a la luz del marco estratégico e investigar cuales son los códigos de conducta existentes en su sector económico.

  1. ETAPA: La elaboración del código

El código debe ser una construcción organizacional, por lo tanto, habrá que trabajar en equipos donde exista representación de todas las áreas con el fin de analizar las conductas esperadas según los valores y el marco estratégico de la empresa.

En la elaboración del código, tenga en cuenta que se establecerán pautas de acuerdo con lo que está dentro del marco de control de la empresa y no más allá; por ejemplo, podemos establecer cuál será nuestro comportamiento frente a un proveedor, o cuáles serán los aceptables o no en una entidad para convertirse en nuestro proveedor, pero no podremos controlar su comportamiento.

Una vez recabada la información, deberá analizarla y preparar un primer borrador para ser sometido a la fase de validación y ajuste, tras la que podrá redactar el documento definitivo.

Divulgación del código; una buena idea es aprobarlo en un evento significativo de la empresa o bien programar uno para la ocasión. Esto ayudará a fijar en la mente de los colaboradores de la empresa su entrada en vigor y su importancia.

 

  III. ETAPA: La implementación

La elaboración del código de conducta en una organización es un proceso enriquecedor, que consigue integrar las diferentes perspectivas, supuestos y expectativas,  para alinearlas con los objetivos y valores de la empresa. La implementación del código debe plantearse como un proceso de mejora continua y no como un instrumento para “castigar” acciones.

Por ello deberá:

  1. Documentar ejemplos claros que presenten los comportamientos positivos esperados y los negativos; puede realizar actividades que favorezcan el aprendizaje.
  2. Analizar periódicamente situaciones diarias de la empresa que puedan enriquecer las conductas esperadas. Tenga en cuenta tanto casos de éxito y retroalimentaciones positivas de los clientes, como quejas y situaciones de conflicto que se hayan presentado.
  3. Compartir el contenido del código con algunos de los grupos de interés para obtener su opinión.
  4. Propiciar al menos una vez al año la revisión del código. Un código de conducta es una guía útil para su empresa y para gestionar las relaciones con otros; sin embargo, no debe considerarse un elemento rígido, ya que debe madurar y evolucionar de igual manera que lo hace su empresa.
  1. La importancia de la Compliance para los PYMES

Incluso las PYMES interfieren cada vez más en las normas reglamentarias, por lo que su cumplimiento es significativo en toda la cadena de valor de la empresa.

Las empresas medianas saben que también se verán afectadas por la sensibilidad pública/comercial sobre el cumplimiento de las normas éticas de su empresa, sobre todo si actúan en un entorno internacional como ha experimentado OMINA últimamente.

Los riesgos financieros asociados a la pérdida de confianza en la empresa por parte del mercado o las consecuencias financieras por la mala conducta interna, impulsan a las PYMES a mejorar sus órganos de vigilancia corporativos por un programa de Compliance, utilizando básicamente el establecimiento de un Código de Conducta.

Pero basándonos en nuestra experiencia, insistimos en que el instrumento más importante para el cumplimiento de las normas éticas establecidas por la empresa es la ejemplaridad de sus directivos.

Si bien las grandes corporaciones tienen la capacidad de incorporar el Compliance Management en sus estructuras organizativas, las PYMES aplican otros modelos más apropiados como El Interim Management.

Mientras las grandes empresas son capaces de emplear sus ejecutivos de forma flexible para implantar un programa de Compliance, una PYME se beneficia de la posibilidad de un uso temporal y claramente definida por parte de un experto de OMINA, en este caso.

OMINA tiene mucha experiencia  en proyectos de Compliance. Estaremos encantados de conocer tu proyecto.

Compliance. Código de conducta en PYMES

Código de conducta en PYMES

Hacen falta muchos años para crear una reputación positiva, sin embargo, en solo unos pocos minutos se puede perder todo.  Compliance ha llegado a las PYMES.

Los stakeholders han desarrollado una enorme sensibilidad para asegurar que se cumplen las normas vigentes para la responsabilidad social corporativa (o Código de Conducta). El cumplimiento de dichas normas, no es solo obligatorio para las grandes empresas que cotizan en bolsa, sino que toma una relevancia cada vez mayor en las empresas medianas.

Esto ocurre, desde el momento en que las empresas exploran con mayor profundidad su responsabilidad social y el impacto de las acciones que tienen en los diferentes grupos de interés con quienes se vinculan. Pueden ser, empleados, accionistas, entes de financiamiento o bien la comunidad en general.

Un código de conducta, tal como lo indica la Organización Internacional de Empleadores (OIE), es una declaración expresa de las políticas, los valores o los principios en que se inspira el comportamiento de una empresa en lo que atañe al desarrollo de sus recursos humanos, a su gestión medioambiental y a su interacción con los consumidores, los clientes, los gobiernos y las comunidades en las que desarrolla su actividad”

Según lo anterior, los códigos de conducta no solo son un listado de comportamientos aceptables o no aceptables para la empresa, sino unas pautas de conducta íntimamente relacionadas con su marco estratégico y los valores que plantean a todo gerente; básicamente, el reto de alinear constantemente conducta y estrategía. Las declaraciones de conducta pueden realizarse en alianza con terceros: adscribiéndose al código de otro, como ocurre con los miembros de la Cámara de Industrias que se acogen a su código de ética, o bien, realizando procesos de elaboración de manera interna que reflejan de forma fiel la filosofía de la empresa.

En este artículo detallaremos los beneficios de los códigos de conducta y su estructura.

  1. Beneficios de los códigos de conducta:

Los códigos de conducta aportan beneficios concretos a las organizaciones, tales como:

  • Comunicar claramente los comportamientos positivos esperados en la organización de acuerdo con los valores, marco estratégico y leyes bajo las cuales esta se desenvuelve.
  • Señalar comportamientos negativos contrarios a los valores establecidos que dificultan el alcance de la misión o visión, y que no cumplen con los requisitos legales.
  • Contribuyen a aclarar metas, procedimientos y líneas de acción en la empresa brindando un marco de referencia que facilitará la toma de decisiones.
  • Impactan positivamente el ambiente de la organización; al trazar líneas de relación caracterizadas por el respeto, la tolerancia y el compañerismo.
  • Presentan directrices sobre la relación esperada con cada uno de los grupos de interés, propiciando la mejora continua en la organización.
  • Son un excelente instrumento para la inducción del nuevo personal y su incorporación a la empresa.
  • Facilitan la comunicación con proveedores, clientes y otros grupos de interés, respecto a la forma en que la empresa trabaja.
  • Un código de conducta puede favorecer la imagen de la empresa ante sus clientes, al existir una declaración pública de su marco de acción.
  1. ¿Qué contiene?

La estructura de un código de conducta es variable, ya que corresponde a la realidad de cada empresa y al sector al que pertenece; no obstante, de forma generalizada se exponen unas secciones referentes a las normas de conducta según dimensión o grupos de interés y los procedimientos específicos a seguir.

  • Antecedentes, introducción o declaración.

En esta sección, se detalla el por qué la empresa decide acogerse a un código de conducta y qué se entiende por este anotando definiciones teóricas. Se hace referencia a la misión, la visión y los valores de la empresa, poniendo en manifiesto que las pautas de comportamiento incluidas en dicho documento están alineadas con el marco estratégico de la organización.

Algunas empresas, hacen referencia al proceso que da origen al código como una forma de reconocer los aportes de todas las áreas de la organización dando lugar a su vez, del reconocimiento de que este es una construcción conjunta.

Una vez claro el marco que da base al código y a su existencia en la empresa, se realiza la exposición de las pautas de conducta por categorías:

  • Normas de conducta según las dimensiones o con base en la relación con los grupos de interés.

Si la empresa decide exponer las normas de conducta por dimensión, se hará una división temática teniendo en cuenta las pautas de comportamiento con respecto a los distintos temas a tratar como: el manejo de información, hostigamiento sexual y ambiente.

Algunos ejemplos:

  • Manejo de información:

En esta sección englobaremos elementos relacionados con la confidencialidad, manejo de documentación interna y datos suministrados por los clientes, entre otros.

  • Ambiente:

Definiremos cuál es el compromiso de la empresa respecto a la gestión ambiental y protección de recursos naturales.

  • Hostigamiento sexual:

Podrán incluirse ejemplos de comportamientos aceptables y no aceptables en las relaciones de trabajo.

En caso de que se decida presentar las normas por grupos de interés, se detallarán las pautas en la relación con cada grupo. En este tipo de estructuración, algunas directrices podrían repetirse en las diferentes secciones. Para fines ilustrativos, a continuación se presentan guías para la definición de normas de conducta.

Accionistas:

Habrá que indicar la conducta que se espera de los accionistas en su relación con la organización interna de la empresa y con la sociedad, o manifestar su respaldo al cumplimiento de leyes y comportamiento ético de la empresa.

Otro punto importante, será expresar de forma precisa la posición de la empresa con respecto a los sobornos, la corrupción y las situaciones no éticas. Para describir los conflictos de interés que puedan darse en la interacción con diferentes actores de la sociedad.

  • Junta Directiva:

Deberá citar las políticas con respecto a la comunicación interna y externa: procedimientos de control, seguimiento y  auditorias.

La no discriminación interna por razones culturales, políticas, religiosas y de género, tanto para la contratación de personal, como para oportunidades de desarrollo, relación con proveedores o el abastecimiento a clientes.

  • Los colaboradores:

Esto se refiere a la conducta esperada en el manejo de relaciones de supervisión, relación entre compañeros, el cumplimiento de procedimientos, la búsqueda de la excelencia y el desarrollo personal entre otros.

  • Los clientes y proveedores:

Aquí se presentan las políticas de comunicación con clientes y proveedores para recibir retroalimentación, identificación de necesidades de mejora y fortalezas de la empresa.

Señalaremos la forma en que se establecen las alianzas con otras organizaciones en un marco ético, explicando todo lo relacionado a los derechos de autor y la confidencialidad en relación con clientes y proveedores.

Por último, se expondrá también su posición ante prácticas no éticas en el mercado (“domping”).

  • Entes financieros:

Reflejaremos la conducta esperada de su empresa con respecto al pago de deudas, la transparencia y honestidad en la presentación de informes financieros.

  • El ambiente y la salud:

Exponer la conducta de su empresa para proteger el ambiente y la salud de los trabajadores, los clientes y la comunidad.

  • La comunidad:

Indicaremos  la política de la empresa respecto a las acciones de proyección a la comunidad, la forma que considerará apropiada para seleccionar a los beneficiarios y algunas pautas de acción.