Procedimiento de compliance y su importancia en PYMES

Procedimiento de compliance y su importancia en PYMES

En el artículo anterior mencionábamos la importancia del código de conducta, que como sabemos, no solo interfiere en las grandes empresas sino que también debemos tenerlo en cuenta en las PYMES.

Tras hablar de su significado, beneficios y estructura; desarrollaremos esta vez la importancia que tiene la compliance para PYMES y sus procedimientos específicos.

  1. Procedimientos específicos

En este apartado, se incluyen procedimientos relacionados con la manera en que se hace válido el código, cuál es el procedimiento para realizar cambios y las acciones a seguir cuando la pautas establecidas son violentadas por alguno de los implicados.

La elaboración del código de conducta

  1. ETAPA: El ajuste

Es importante que el código cuente con el apoyo de las figuras de poder dentro de la empresa, converse con los accionistas, con los miembros de la Junta Directiva y sus gerentes sobre la importancia de disponer de un código para conseguir su compromiso durante el proceso.

El código debe estar alineado con el marco estratégico de la empresa, así que habrá que revisar la misión, visión y objetivos estratégicos. Deberá asegurarse de que estos manifiestan la responsabilidad social de la empresa.

Hará falta identificar los requisitos legales que su negocio debe cumplir, revisar los valores organizacionales a la luz del marco estratégico e investigar cuales son los códigos de conducta existentes en su sector económico.

  1. ETAPA: La elaboración del código

El código debe ser una construcción organizacional, por lo tanto, habrá que trabajar en equipos donde exista representación de todas las áreas con el fin de analizar las conductas esperadas según los valores y el marco estratégico de la empresa.

En la elaboración del código, tenga en cuenta que se establecerán pautas de acuerdo con lo que está dentro del marco de control de la empresa y no más allá; por ejemplo, podemos establecer cuál será nuestro comportamiento frente a un proveedor, o cuáles serán los aceptables o no en una entidad para convertirse en nuestro proveedor, pero no podremos controlar su comportamiento.

Una vez recabada la información, deberá analizarla y preparar un primer borrador para ser sometido a la fase de validación y ajuste, tras la que podrá redactar el documento definitivo.

Divulgación del código; una buena idea es aprobarlo en un evento significativo de la empresa o bien programar uno para la ocasión. Esto ayudará a fijar en la mente de los colaboradores de la empresa su entrada en vigor y su importancia.

 

  III. ETAPA: La implementación

La elaboración del código de conducta en una organización es un proceso enriquecedor, que consigue integrar las diferentes perspectivas, supuestos y expectativas,  para alinearlas con los objetivos y valores de la empresa. La implementación del código debe plantearse como un proceso de mejora continua y no como un instrumento para “castigar” acciones.

Por ello deberá:

  1. Documentar ejemplos claros que presenten los comportamientos positivos esperados y los negativos; puede realizar actividades que favorezcan el aprendizaje.
  2. Analizar periódicamente situaciones diarias de la empresa que puedan enriquecer las conductas esperadas. Tenga en cuenta tanto casos de éxito y retroalimentaciones positivas de los clientes, como quejas y situaciones de conflicto que se hayan presentado.
  3. Compartir el contenido del código con algunos de los grupos de interés para obtener su opinión.
  4. Propiciar al menos una vez al año la revisión del código. Un código de conducta es una guía útil para su empresa y para gestionar las relaciones con otros; sin embargo, no debe considerarse un elemento rígido, ya que debe madurar y evolucionar de igual manera que lo hace su empresa.
  1. La importancia de la Compliance para los PYMES

Incluso las PYMES interfieren cada vez más en las normas reglamentarias, por lo que su cumplimiento es significativo en toda la cadena de valor de la empresa.

Las empresas medianas saben que también se verán afectadas por la sensibilidad pública/comercial sobre el cumplimiento de las normas éticas de su empresa, sobre todo si actúan en un entorno internacional como ha experimentado OMINA últimamente.

Los riesgos financieros asociados a la pérdida de confianza en la empresa por parte del mercado o las consecuencias financieras por la mala conducta interna, impulsan a las PYMES a mejorar sus órganos de vigilancia corporativos por un programa de Compliance, utilizando básicamente el establecimiento de un Código de Conducta.

Pero basándonos en nuestra experiencia, insistimos en que el instrumento más importante para el cumplimiento de las normas éticas establecidas por la empresa es la ejemplaridad de sus directivos.

Si bien las grandes corporaciones tienen la capacidad de incorporar el Compliance Management en sus estructuras organizativas, las PYMES aplican otros modelos más apropiados como El Interim Management.

Mientras las grandes empresas son capaces de emplear sus ejecutivos de forma flexible para implantar un programa de Compliance, una PYME se beneficia de la posibilidad de un uso temporal y claramente definida por parte de un experto de OMINA, en este caso.

OMINA tiene mucha experiencia  en proyectos de Compliance. Estaremos encantados de conocer tu proyecto.